KI-Modelle erfolgreich einführen
Verträge sind heute komplexer denn je, sodass oft zahlreiche Fachabteilungen – vom Einkauf und Vertrieb über Finanzen bis hin zur Rechtsabteilung – an der Erstellung, Prüfung und Umsetzung beteiligt sind. Die Arbeit an und mit Verträgen bindet somit erhebliche Ressourcen, verzögert zudem Entscheidungen und birgt Compliance-Risiken. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) kann hier ein mächtiger Hebel sein, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, Risiken besser zu kontrollieren und fundierte Entscheidungen zu unterstützen.
Inhalt
Was kann KI im Vertragsmanagement leisten?
Moderne, KI-gestützte Systeme für das Contract Lifecycle Management kombinieren Texterkennung (OCR) und textbasierte Modelle, um Verträge systematisch zu analysieren und zu strukturieren. So sind sie in der Lage, Vertragsinhalte gezielt auf veraltete oder riskante Formulierungen zu prüfen, etwa bei Haftungsausschlüssen, Datenschutzklauseln oder Zahlungskonditionen. Darüber hinaus extrahieren die Systeme Schlüsselinformationen wie Vertragsparteien, Laufzeiten, Preise oder Kündigungsfristen, um sie für Entscheider prägnant zusammenzufassen. Ein weiteres zentrales Einsatzgebiet von KI ist das Erkennen und Überwachen von Kündigungs- und Verlängerungsfristen sowie das rechtzeitige Erinnern an entsprechende Maßnahmen.
Für die Risikobewertung nutzt die KI definierte Regeln und historische Daten, um auf problematische Formulierungen – etwa automatische Verlängerungen oder weitreichende Haftungsausschlüsse in AGB – hinzuweisen. Außerdem unterstützt die Technologie beim Vergleich von Vertragsversionen, indem sie Änderungen hervorhebt und so neue Pflichten oder entfallene Regelungen kenntlich macht. Schließlich erkennt die KI auch die Vertragsart (beispielsweise Rahmenvertrag, NDA, Liefer- oder Dienstleistungsvertrag), extrahiert relevante Felder und stellt diese strukturierten Daten in angeschlossenen Fachanwendungen wie ERP-, CRM- oder Abrechnungssystemen bereit.
Welche Vorteile sind mit dem KI-Einsatz beim Vertragsmanagement verbunden?
Der Einsatz von KI im Vertragsmanagement schafft erhebliche Entlastung bei den Mitarbeitenden, weil Routinetätigkeiten wie Sichtung, Sortierung und Datenextraktion automatisiert ablaufen. So können sich Juristen und Fachbereiche vorrangig auf komplexe und strategisch relevante Fragen konzentrieren. Gleichzeitig erhöht die standardisierte Prüfung die Rechtssicherheit und Compliance. Führungskräfte können durch strukturierte Vertragsdaten, prägnante Zusammenfassungen und klare Risikoeinstufungen schneller und fundierter entscheiden. Nicht zuletzt erfasst das automatisierte Fristen-Monitoring frühzeitig anstehende Kündigungen oder Verlängerungen, wodurch Verhandlungen proaktiv initiiert und kostspielige Versäumnisse vermieden werden können.
Risiken von KI beim Vertragsmanagement minimieren
Neben den zahlreichen Vorteilen bestehen freilich auch relevante Risiken. So kann die KI halluzinieren und damit falsche oder erfundene Informationen ausgeben. Um die daraus resultierenden, oft schwerwiegenden Folgen zu vermeiden, ist eine menschliche Validierung der Ergebnisse (Human-in-the-loop) unerlässlich. Eine ungenaue OCR oder unzureichend trainierte KI-Modelle können wiederum zu falschen Klassifikationen oder fehlerhaften Extraktionen führen. Fristen werden dann übersehen oder Beträge falsch wiedergegeben. Daher muss die KI vorab mit qualitativ hochwertigen Daten trainiert werden, die alle Vertragstypen abdecken – andernfalls fehlt die inhaltliche Breite, was die Leistungsfähigkeit des Modells einschränkt und zu Fehleinschätzungen führt. Da Vertragsunterlagen in der Regel hochsensible Informationen enthalten, sollten Training und Betrieb On-Premises oder in einer sicheren Cloud-Umgebung erfolgen. Wichtig ist außerdem die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse, also etwa die Klärung, warum das KI-Modell eine bestimmte Klausel als riskant einstuft und welche Textstellen oder Regeln dafür ausschlaggebend waren. Das fördert einerseits das Vertrauen in die Technologie und sorgt andererseits für transparente Prozesse innerhalb des Vertragsmanagements. Schließlich benötigen Modelle und Regelwerke kontinuierliche Pflege, da sich rechtliche Rahmenbedingungen und Unternehmensrichtlinien ändern.
Fazit
Der Einsatz von KI im Vertragsmanagement bietet enormes Potenzial, um Prozesse zu beschleunigen, Ressourcen zu schonen und Risiken zu mindern. Durch automatische Prüfungen, systematische Fristenkontrollen und transparente Risikobewertungen gewinnen Unternehmen wichtige Entscheidungsgrundlagen und erhöhen ihre Compliance. Voraussetzungen dafür sind – neben einer zuverlässigen OCR-Technologie und performanten KI-Modellen – eine hohe Datenqualität und ein verantwortungsbewusster Einsatz, bei dem KI als Ergänzung und nicht als Ersatz für menschliche Expertise gesehen wird.
Wenn auch Sie Ihr Vertragsmanagement smart gestalten wollen, dann nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf!