Eingangsrechnungen mit KI automatisiert verarbeiten
Laut einer jüngeren Studie des Digitalverbands Bitkom setzen bislang nur 17 Prozent der Unternehmen KI im Controlling und Rechnungswesen ein. Die Konsequenz: Mitarbeitende müssen im Rahmen der Eingangsrechnungsverarbeitung häufig noch Zahlen abtippen, Daten prüfen und Buchungen freigeben. Das kostet Zeit, bindet wertvolle Ressourcen und birgt ein hohes Fehlerpotenzial. Dabei lässt sich dieser Prozess mit modernen KI-Modellen automatisieren – unabhängig davon, ob es sich um herkömmliche Rechnungen oder E-Rechnungen handelt.
Inhalt
Manuelle Eingangsrechnungsverarbeitung ist zeitaufwändig
Obwohl die E-Rechnungspflicht bereits seit dem 1. Januar 2025 gilt, ist der Anteil klassischer Rechnungen im Vergleich zu E-Rechnungen noch immer sehr hoch. Daran wird sich bis zum Ablauf der Übergangsfristen voraussichtlich auch nichts ändern.
Gerade die manuelle Bearbeitung klassischer Rechnungen, die vom Gesetzgeber als „sonstige Rechnungen“ bezeichnet werden, verursacht jedoch hohen Aufwand. Zu den typischen Arbeitsschritten gehören die formelle und inhaltliche Prüfung, das Erfassen buchungsrelevanter Daten sowie das Einholen der Freigabe. Die Folge sind lange Durchlaufzeiten und so auch häufig verpasste Skontofristen oder sogar Mahngebühren. Außerdem ist der aktuelle Verarbeitungsstatus einzelner Rechnungen oft unbekannt. Hinzu kommt die Fehlerquelle „Mensch“: Schon ein einfacher Zahlendreher bei der Datenerfassung kann etwa dazu führen, dass Rechnungen mit falschem Betrag beglichen oder Überweisungen aufgrund fehlerhafter IBANs nicht ausgeführt werden.
Rechnungsverarbeitung ist für den Einsatz von KI prädestiniert
KI kann diesen Prozess automatisieren und ist aus folgenden Gründen insbesondere für die Verarbeitung eingehender Rechnungen geeignet:
- Monotone, wiederkehrende Aufgaben führen bei Mitarbeitenden oft zu Konzentrationsverlust und Fehlern. Ein KI-Modell kann diese Tätigkeiten hingegen konstant und in gleichbleibender Qualität erledigen.
- Unternehmen verfügen meist bereits über zahlreiche Rechnungen, mit denen sie KI-Modelle trainieren können, um Halluzinationen deutlich zu reduzieren.
- Da auch trainierte KI-Modelle fehlerhafte oder unsichere Ergebnisse liefern können, sollten diese überprüft werden. Bei Rechnungen gibt es hierfür zahlreiche Möglichkeiten.
Vorteile einer KI-gestützten Eingangsrechnungsverarbeitung
KI automatisiert die Verarbeitung eingehender Rechnungen, wodurch Mitarbeitende spürbar entlastet werden. Ihr Fokus verschiebt sich von operativer Routine hin zu fachlich anspruchsvollen Aufgaben wie Controlling, Forecast-Planung oder Finanzdatenanalyse. Außerdem verkürzen sich die Durchlaufzeiten, sodass Skontooptionen genutzt werden können. Gleichzeitig minimieren sich Fehlerquellen und die Datenqualität steigt.
So funktioniert die KI-gestützte Rechnungsverarbeitung
Für eine möglichst hohe Erfolgsquote klassifizieren KI-Modelle zunächst die eingehenden Rechnungen als solche und extrahieren die benötigten Informationen wie Rechnungsnummer, -betrag und -datum, Lieferantenname sowie Netto-, Umsatzsteuer- und Bruttobetrag.
Es folgen automatisierte Validierungsprüfungen, die bei der Rechnungsverarbeitung besonders vielschichtig sind. So darf das Ausstellungsdatum beispielsweise nicht in der Zukunft liegen und der Bruttobetrag muss der Summe aus Nettobetrag und Umsatzsteuer entsprechen. Um die Korrektheit vom KI-Modell extrahierter IBANs sicherzustellen, können diese mit den von einer OCR-Technologie ausgelesenen Daten verglichen werden. Außerdem lässt sich die Prüfziffer in den Validierungsprozess einbeziehen. Eine weitere Option ist der Abgleich der ermittelten Kreditorendaten mit Stammdaten. Sollte es hierbei zu Unstimmigkeiten kommen, empfiehlt sich eine Kontrolle der Ergebnisse durch Mitarbeitende („Human in the Loop“).
Sind alle Informationen validiert, werden sie anschließend per Schnittstelle an weiterverarbeitende Systeme wie die Buchhaltungssoftware übergeben.
Unser Rechnungsleser: 100 % eigene KI-Technologie ohne Fremdlizenzen – flexibel On-Premises betrieben oder in Deutschland gehostet
Unser KI-gestützter Rechnungsleser übernimmt genau diese Aufgaben: Er erkennt im eingehenden Dokumentenstrom sämtliche Rechnungen, liest die relevanten Daten aus und validiert sie zuverlässig. Anschließend werden die Informationen über Schnittstellen an Systeme zur finalen Buchung übertragen.
Das Ergebnis:
- Kein manuelles Abtippen
- Keine manuelle Weiterleitung
- Weniger Fehler, mehr Transparenz
- Spürbar mehr Zeit fürs Wesentliche
Unsere Kunden setzen diese Lösung bereits erfolgreich ein – und berichten von enormen Effizienzgewinnen. Sind auch Sie bereit, die Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen neu zu denken? Dann lassen Sie uns miteinander sprechen!