KI-Einsatz in Deutschland: Da ist noch Luft nach oben
Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom nutzt mittlerweile jedes dritte Unternehmen in Deutschland KI. Was zunächst fortschrittlich erscheint, erfordert bei näherer Betrachtung jedoch Differenzierung: Viele der Unternehmen setzen KI im Kundenkontakt und Marketing sowie in der Kommunikation ein, was die überwiegende Verwendung von Chatbots bzw. intelligenten Sprachassistenten nahelegt. In lediglich fünf Prozent der Organisationen kommt KI dagegen in der Rechtsabteilung zum Einsatz. Damit bleibt die wichtigste Technologie unserer Zeit weit unter ihren Möglichkeiten. Unsere Erfahrung zeigt nämlich immer wieder, dass das dokumentenintensive, informationsgetriebene Vertragsmanagement für die Anwendung von KI geradezu prädestiniert ist.
Inhalt
Von Pain Points zu passenden KI-Modellen
Das Vertragsmanagement ist in den meisten Unternehmen von massiven Reibungsverlusten gekennzeichnet, die insbesondere durch wiederkehrende, zeitintensive Aufgaben entstehen. So müssen Dokumente gesichtet, ihre Inhalte verstanden, geprüft und übertragen sowie Fristen überwacht werden. Das kostet Zeit und belastet die Effektivität.
Für diese Aufgaben verbinden wir gezielt zuverlässige Texterkennung (OCR) mit leistungsfähigen textbasierten und grafischen KI-Modellen, die automatisiert auch umfangreiche oder unstrukturierte Verträge analysieren. Sie erkennen Vertragsarten, etwa Rahmenvertrag, NDA, Liefer- oder Werkvertrag, und identifizieren zentrale Inhalte wie Vertragsparteien, Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Preise. Diese Informationen bereiten unsere KI-Modelle übersichtlich für verantwortliche Mitarbeitende auf oder übertragen sie strukturiert in integrierte Fachanwendungen wie CRM-, ERP- oder Abrechnungssysteme.
Im Rahmen der Risikobewertung prüfen unsere KI-Modelle zudem Vertragstexte gezielt auf kritische oder veraltete Klauseln, etwa bei Haftung, Datenschutz oder Zahlungsmodalitäten. Dafür nutzen sie Regelwerke und historische Daten, um problematische Formulierungen – zum Beispiel automatische Vertragsverlängerungen oder weitreichende Haftungsausschlüsse – zu erkennen und darauf hinzuweisen. So wird eine fundierte Risikoeinschätzung ermöglicht.
Ein weiterer kritischer Punkt im Vertragsmanagement ist die fehlende Transparenz über Kündigungs- und Verlängerungsfristen. Unsere individuell zugeschnittenen KI-Modelle erkennen diese zuverlässig und schlagen frühzeitig Maßnahmen vor, sodass Organisationen entsprechend reagieren können. Darüber hinaus lassen sich Vertragsversionen mit KI systematisch vergleichen, um Änderungen herauszustellen und so etwa ergänzte Pflichten oder entfallene Ansprüche für eine sachliche Prüfung kenntlich zu machen. Nicht zuletzt erkennen unsere KI-Modelle selbst in komplexen PDF-Dateien gescannte oder abfotografierte Ausweisdokumente und unterstützen damit auch die Identitätsprüfung. Alle relevanten Ausweisdaten – wie Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Anschrift – werden anschließend DSGVO-konform ausgelesen und als strukturierte JSON-Datei für die weitere automatisierte Verarbeitung bereitgestellt.
Auf Nummer sicher gehen: „Human in the Loop“
Mit diesen zahlreichen Unterstützungsmöglichkeiten durch KI innerhalb des Vertragsmanagements sind jedoch auch bestimmte Risiken verbunden. So können KI-Modelle aus analysierten Daten falsche Schlüsse herleiten oder sogar Aussagen frei erfinden (Stichwort: Halluzinationen). Da Verträge rechtlich bindend sind, wirken sich Fehler hier unter Umständen katastrophal für das betreffende Unternehmen aus.
Wirksame Abhilfe schafft hier das Prinzip „Human in the Loop“, bei dem Ergebnisse von KI-Modellen durch Menschen geprüft werden. Mitarbeitende bewerten die als kritisch markierten Vertragsklauseln, prüfen finale Entscheidungen oder kontrollieren Risikoklassifizierungen. So bleiben Expertise und Verantwortung fest beim Menschen verankert, während die Organisation von der Effizienz moderner KI-Systeme profitiert.
Effizienzgewinne und Risikominimierung
KI automatisiert regelmäßige und zeitaufwendige Tätigkeiten im Vertragsmanagement, wodurch Mitarbeitende spürbar entlastet werden. Ihr Fokus verschiebt sich weg von operativer Routine und hin zu fachlich herausfordernden Aufgaben. Gleichzeitig erhöht sich die Qualität von Entscheidungen, denn strukturierte Vertragsdaten, aggregierte Informationen und fundierte Risikobewertungen schaffen hierfür belastbare Grundlagen. Zu den Effekten zählen höhere Rechtssicherheit und Compliance sowie Wertschöpfung und Steuerbarkeit. Schließlich reduziert das kontinuierliche Fristenmonitoring diverse Risiken rund um Vertragskündigungen oder -verlängerungen. Entsprechende Verhandlungen können rechtzeitig veranlasst und folgenreiche Versäumnisse vermieden werden.
Unsere Empfehlung
Auf diese Weise entsteht aus identifizierten Schwachstellen ein leistungsfähiges Vertragsmanagement, welches das Potenzial von KI deutlich intensiver ausschöpft als der Einsatz einfacher Chatbots mit sehr begrenzter Autonomie. Zum Schutz der hochsensiblen Vertragsunterlagen empfehlen wir, das Training und den Betrieb der Modelle On-Premises oder in einer abgesicherten Cloud-Umgebung zu realisieren.
Wenn auch Sie Herausforderungen innerhalb Ihres Vertragsmanagements gezielt mit kombinierten KI-Modellen meistern möchten, dann nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf!